Gedragscode en Klachtenregeling

Preambule

Adem Academie Nederland hecht waarde aan sociale veiligheid en respectvolle omgangsvormen, zowel tussen de staf en deelnemers als tussen deelnemers onderling en staf onderling. Dit betekent dat we ongewenste omgangsvormen (zie lid c) willen tegengaan.
Tenminste eenmaal per jaar zal de toepassing van deze gedragscode onderwerp van gesprek zijn in de vergadering van de staf van de Adem Academie.

Klimaat

Van stafleden wordt verwacht dat zij op een respectvolle manier met elkaar en met deelnemers aan trainingen en programma’s omgaan.
De staf richt zich op de bevordering van een sfeer binnen de (programma’s van de) academie waarin ongewenste omgangsvormen niet voorkomen.
Onder ongewenste omgangsvormen verstaan we seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie (ook een denigrerende houding) zowel verbaal als fysiek. De academie is gehouden dergelijke gedragingen tegen te gaan en te voorkomen.
Extra aandacht gaat uit naar situaties waarbij stafleden en/of deelnemers een kwetsbare groep vormen, zoals met enige regelmaat het geval kan zijn bij m.n. deelnemers. Daar waar trainingen en gesprekken vaak vertrouwelijk van aard zijn en derhalve 1-op-1 gevoerd kunnen worden, zal dit altijd plaatsvinden in ruimtes die open toegankelijk zijn en waar zicht is op de gesprekdeelnemers.
Maatschappelijke ontwikkelingen tonen aan dat toenemende aandacht voor sociale veiligheid ook in trainingen gewenst is. Sociale veiligheid is een wederzijds begrip in contacten waar een gezagsverhouding speelt.
Voorts draagt de staf zorg voor de aanstelling van een vertrouwenspersoon. Deze vertrouwenspersoon staat op zekere afstand van de statutaire of reglementaire organen binnen de academie. De vertrouwenspersoon dient te beschikken over een Verklaring Omtrent Gedrag. Na de benoeming door de staf wordt de naam van deze vertrouwenspersoon en de wijze waarop hij/zij bereikbaar is, bekend gemaakt.

Klachtenregeling

Adem Academie Nederland (AAN) probeert klachten vanzelfsprekend te voorkomen. Mochten er desondanks klachten ontstaan, dan hanteren wij de hieronder vermelde procedure.

Deze klachtenregeling is van toepassing op staf en studenten van AAN. De partij die de klacht indient wordt in dit reglement aangeduid met ‘klachtindiener’.

Elke klacht wordt serieus genomen en wordt vertrouwelijk behandeld. Middels de klachtenprocedure proberen we het vertrouwen tussen AAN en betrokken partijen te herstellen. Zowel de klachtindiener als de aangeklaagde mag, ongeacht de aard en ernst van de klacht, rekenen op een zorgvuldige en respectvolle benadering door AAN. AAN hanteert als uitgangspunt dat de klacht snel, grondig en zorgvuldig wordt onderzocht, waarbij hoor en wederhoor worden toegepast.

Het indienen van een klacht bij AAN

1. Een klacht dient schriftelijk te worden ingediend per email aan info@ademacademie-nederland.nl. De staf van AAN neemt de klacht in behandeling.
2. Een klacht kan worden ingediend met betrekking tot het volgende: – De inschrijfprocedure – Het contact met (medewerkers van) AAN – Het functioneren van de docent – De leslocatie – De inhoud van de opleiding en/of het verstrekte lesmateriaal
3. Indien een klacht grensoverschrijdend gedrag betreft, kan daarvan intern of extern melding worden gemaakt. In een dergelijk geval kan ook contact worden opgenomen met de externe vertrouwenspersoon, die hierin een bijzondere rol vervult. Onder ‘grensoverschrijdend gedrag’ wordt in ieder geval verstaan: seksueel misbruik, seksuele intimidatie, fysiek geweld, psychisch geweld (waaronder pesten), discriminatie of radicalisering. Klachten van andere aard horen niet thuis bij de vertrouwenspersoon en kunnen worden ingediend bij de staf van AAN, zoals beschreven in deze klachtenregeling.
4. De klacht dient tenminste de volgende gegevens te bevatten: – Naam – Adres – Telefoonnummer – Emailadres – Gevolgde opleiding – Datum en tijdstip van de gebeurtenis – Beschrijving van de gebeurtenis – De eventuele persoon/personen betrokken bij het ontstaan van de gebeurtenis – Het doel van de klacht

Behandeling van de klacht door AAN

1. AAN stuurt klachtindiener binnen vijf werkdagen een ontvangstbevestiging van de klacht en informeert degene die verantwoordelijk is voor het ontstaan van de klacht. Klachten worden altijd vertrouwelijk behandeld.
2. Klachten worden binnen vier weken afgehandeld. Als een langere tijd nodig is om onderzoek te doen, wordt klachtindiener hiervan binnen twee weken in kennis gesteld waarbij het uitstel wordt toegelicht. Tevens wordt er een indicatie gegeven wanneer AAN verwacht uitsluitsel te kunnen geven.
3. In eerste instantie zal worden getracht om de klacht door bemiddeling op te lossen. Indien de klacht niet door bemiddeling kan worden opgelost zal een onderzoek naar de klacht plaatsvinden met gebruikmaking van hoor- en wederhoor. Hierna wordt door AAN een beslissing genomen over de klacht.
4. Indien de klacht gegrond blijkt, kan AAN in het uiterste geval besluiten tot ontheffing uit de functie van het betreffende staflid c.q. trainer.

Algemene bepalingen

Op alle rechtsbetrekkingen tussen AAN en klachtindiener is Nederlands recht van toepassing.
AAN hoeft een klacht niet te behandelen als deze gaat over een gebeurtenis die langer dan zes maanden voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden.
Een klacht kan niet tweemaal worden ingediend voor hetzelfde feit / dezelfde gebeurtenis.
AAN hoeft een klacht niet in behandeling te nemen als deze handelt over een gebeurtenis die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een rechterlijke instantie is voorgelegd.
Als een klacht niet in behandeling wordt genomen dan ontvangt klachtindiener hierover uiterlijk binnen vier weken na indienen daarvan schriftelijk bericht.
Documenten met betrekking tot een klacht worden 2 jaar bewaard nadat de klacht is afgehandeld.

Vertrouwenspersoon

Als er vermoedens van ongewenst gedrag zijn, kan elk staflid of deelnemer aan een training daarvan melding maken bij de vertrouwenspersoon. Een melding zal snel, grondig en met inachtneming van de privacy van betrokkenen worden onderzocht.
Als de melding betrekking heeft op gedragingen van een staflid, dient de melding te worden gedaan bij de vertrouwenspersoon die vervolgens een onderzoek instelt.
Wanneer het om mogelijke strafbare feiten gaat, wordt de betrokkene gewezen op de mogelijkheid om aangifte bij de politie te doen of doet de staf aangifte bij de politie.
De vertrouwenspersoon draagt zorg voor de opvang van personen die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen. De vertrouwenspersoon houdt vooral rekening met de belangen van het betreffende klachtindiener en is in principe gehouden aan geheimhouding.
De taken van de vertrouwenspersoon zijn:
- de klacht aannemen en onderzoek doen naar de klacht;
- de klager en/of degene die de melding heeft gedaan adviseren over wat de beste aanpak is;
- zoeken naar een informele oplossing;
- het bieden van bemiddeling;
- adviseren over het indienen van een interne klacht bij de staf en/of aangifte te doen;
- eventueel verwijzen naar professionele hulpverlening en/of het bieden van nazorg.
Uitspraken van de vertrouwenspersoon zijn bindend voor zowel de klachtindiener als de beklaagde partij. Mogelijke opgelegde consequenties worden binnen 4 weken gerealiseerd.
De vertrouwenspersoon wordt voor drie jaar benoemd en is maximaal twee maal herbenoembaar. Marleen van den Hout treedt op als de directe contactpersoon vanuit de staf. Als de positie van Marleen zelf in het geding is, treedt een ander staflid op als contactpersoon.
De vertrouwenspersoon legt van elke klacht die in behandeling wordt genomen een eenvoudig dossier aan. De verslaglegging wordt voor akkoord voorgelegd aan degene die de klacht heeft ingediend. De Algemene Verordening Gegevensbescherming is op deze dossiervorming van toepassing.
Tenminste éénmaal per jaar overlegt de staf met de vertrouwenspersoon.
Gegevens vertrouwenspersoon: mr Evelien Wiggers, jurist / ervaren buurtbemiddelaar /mediator / conflictbemiddeling professional Bilthoven
06 – 22 01 50 71

Aldus vastgesteld in de vergadering van de staf van Adem Academie Nederland op 31-5-2025.